Importancia de un Software de Gestión de Calidad

El modelo tradicional de control de un sistema de aseguramiento de calidad manejado en papel, o en archivos magnéticos como Word, Excel y correo electrónico para el traspaso, permite cumplir con los aspectos principales de las normativas ISO, particularmente cuando se esta comenzando con la operación y el tamaño de los registros de calidad es limitada y solo existe una primera versión. Sin embargo en esta situación inicial tener un control del avance en la creación de cada procedimiento o el atraso en los plazos designados ya presenta algunos inconvenientes.

Ahora, cuando la metodología es puesta en marcha y se comienzan a generar "No Conformidades" y "Opciones de Mejora" las cuales normalmente generan cambios de procedimientos, manuales, instructivos etc., la gestión se complica. . Este proceso requiere canalizar los casos a los responsables de cada etapa del flujo disposición, investigación y acciones correctiva o preventivas. Si hay cambios documentales se debe nombrar a los responsables de redactar, verificar y aprobar. Para cada proceso iniciado se debe verificar el cumplimiento de plazos de manera de evitar que los casos queden detenidos por cualquier circunstancia. Adicionalmente se debería hacer públicos los casos de manera de propiciar la participación de toda persona que pueda aportar con su particular punto de vista a la solución del problema.

La solución tradicional obliga a realizar reuniones de coordinación, envío de memos, envío de correos electrónicos los cuales se pueden perder en la maraña de correos que los usuario suelen manejar. Entre este envío y reenvio de documentos, correos y recados se comienzan a elaborar planillas electrónicas para tratar de manejar los plazos y contingencias tradicionales, un participante está en terreno, esta enfermo y no se enteró o no pudo cumplir el plazo atrasando el cumplimiento de plazos del proceso global. Las planillas deben actualizarse con regularidad lo cual significa contactar por teléfono o correo a los encargados de cada etapa recabando información sobre el avance o la etapa en que se encuentra y se vuelve una lucha por mantenerla actualizada.

Es en esta circunstancia que un sistema computacional que permita llevar registros electrónicos y documentación centralizados, con estadísticas de actividad y de atrasos, que permita el libre acceso al personal autorizado y que pueda ser visualizado desde cualquier computador con acceso local o vía internet, se transforma en una herramienta de publicación, control y transparencia del proceso de cambio y mejora.

Una vez logrado el control del proceso de cambio, un sistema computacional permite orientar las políticas de mejora continua con una evidencia certera, objetiva y disponible en el momento que se requiera, en el modelo tradicional si quiero saber cuantas no conformidades, de un determinado tipo de problema, o en una área, o en un rango de fechas, se necesita hacer un estudio y bucear en papeles o planillas para obtener el antecedente necesario. En un sistema esa información esta disponible siempre traducida en una serie de informes y vistas gráficas. En el peor de los casos, si la información especifica requerida no estuviera disponible , al menos el sistema acotaría el ámbito de los casos por analizar a un subconjunto de todos los casos existentes, permitiendo el acceso a toda la información de los casos filtrados por medio del mismo sistema, minimizando el esfuerzo por lograr los datos requeridos.